Σχετικά με τις κατηγορίες του Outlook

• Απρίλιος 25, 2024

Η χρήση των κατηγοριών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε το περιβάλλον του Outlook καλά οργανωμένο χωρίς να δημιουργήσετε μια πληθώρα φακέλων. Χρησιμοποιώντας κατηγορίες, μπορείτε να διατηρήσετε όλα τα στοιχεία σε ένα φάκελο, αλλά σε ομάδες όπως τα στοιχεία μαζί με την κατηγορία (εκτός από τα στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Αφού ανατεθούν οι κατηγορίες, μπορείτε επίσης να βρείτε, να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα στοιχεία ανά κατηγορία. Για παράδειγμα: Μπορεί να έχετε μια συλλογή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (αποστολή και λήψη), επαφών, εργασιών, ραντεβού και σημειώσεων που σχετίζονται με το ίδιο έργο. Με κατηγορίες, μπορείτε να τις τραβήξετε όλοι μαζί για να δείτε τη μεγάλη εικόνα.

Η κύρια κατηγορία
Το Outlook περιέχει μια προεπιλεγμένη λίστα κύριων κατηγοριών, στην οποία μπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας κατηγορίες ανάλογα με τις προσωπικές σας ανάγκες. Μπορείτε να βρείτε τη λίστα κύριων κατηγοριών κάτω από την εντολή μενού Επεξεργασία / Κατηγορία. Χρησιμοποιήστε το κουμπί Κύρια κατηγορία στο παράθυρο Κατηγορίας για να προσθέσετε και να καταργήσετε κατηγορίες στη λίστα Κύρια κατηγορία. Όταν καταργείτε μια κατηγορία από τη λίστα Κύρια κατηγορία, τα στοιχεία που έχουν εκχωρηθεί στην κατηγορία παραμένουν αμετάβλητα. Μπορείτε να συνεχίσετε να ομαδοποιείτε αυτά τα στοιχεία χρησιμοποιώντας την κατηγορία που διαγράφηκε.

Μια καλή πρακτική είναι να αντιστοιχίσετε μία ή περισσότερες κατηγορίες στο στοιχείο του Outlook επιλέγοντας την κατηγορία από τη λίστα Κύρια κατηγορία. Θα μπορούσατε απλά να πληκτρολογήσετε μια κατηγορία στο πεδίο της κατηγορίας του αντικειμένου σας, αλλά κατά πάσα πιθανότητα δεν θα αναφερθώ στην κατηγορία με τον ίδιο τρόπο για κάθε στοιχείο, καταργώντας έτσι τον σκοπό της χρήσης τους.

Για παράδειγμα, το πρώτο στοιχείο που θέλετε να ταξινομήσετε, πληκτρολογείτε το MS Office. Λίγες μέρες αργότερα, έχετε νέο στοιχείο για την ίδια κατηγορία. Αυτή τη φορά πληκτρολογείτε, το Microsoft Office. Το Outlook ερμηνεύει αυτό ως ΝΕΑ κατηγορία.

Η χρήση της λίστας κύριων κατηγοριών διασφαλίζει τη συνέπεια και αποφεύγει την ορθογραφική ορθογραφία.

Αντιστοίχιση κατηγοριών σε στοιχεία
Μπορείτε να αντιστοιχίσετε μία ή περισσότερες κατηγορίες σε οποιοδήποτε είδος στοιχείου του Outlook. Με την εξαίρεση της φόρμας μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα δείτε ένα πεδίο και ένα κουμπί κατηγορίας σε κάθε φόρμα του Outlook. Για να αντιστοιχίσετε κατηγορίες σε στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να μεταβείτε στις επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βρείτε το πεδίο κατηγορίας.

Για να αντιστοιχίσετε κατηγορίες κατά τη δημιουργία του στοιχείου, κάντε κλικ στο κουμπί Κατηγορία στη φόρμα (ή το κουμπί Επιλογές σε ένα στοιχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και επιλέξτε όλες τις κατηγορίες στη λίστα Κύρια Κατηγορία που ισχύουν. στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK. Ανοίξτε οποιοδήποτε υπάρχον στοιχείο και προχωρήστε όπως περιγράφεται παραπάνω για να προσθέσετε μια κατηγορία μετά τη δημιουργία.

Μπορείτε να αντιστοιχίσετε κατηγορίες για να πολλαπλασιάσετε στοιχεία σε μια λίστα. Επιλέξτε όλα τα στοιχεία στα οποία θέλετε να αντιστοιχίσετε τις ίδιες κατηγορίες. Κάντε δεξί κλικ στη μπλε επιλογή και επιλέξτε Κατηγορίες από το μενού συντομεύσεων. Ελέγξτε όλες τις κατηγορίες που ισχύουν. στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK.

Κατάργηση κατηγοριών από στοιχεία

Ανοίξτε το στοιχείο από το οποίο θέλετε να καταργήσετε την κατηγορία. Κάντε κλικ στο κουμπί Κατηγορίας και αφαιρέστε το σημάδι επιλογής επιλογής από την κατηγορία που θέλετε να καταργήσετε. Μπορείτε να καταργήσετε κατηγορίες από πολλά στοιχεία σε μια λίστα, προεπιλέγοντας την ομάδα αντικειμένων. επιλέγοντας Κατηγορίες από το μενού συντομεύσεων δεξί κλικ. καταργώντας την επιλογή των κατηγοριών που θέλετε να καταργήσετε. στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο OK.

Βρείτε όλα τα στοιχεία

Χρησιμοποιήστε την εντολή Σύνθετη εύρεση από το μενού Επεξεργασία για να βρείτε όλα τα στοιχεία μιας κατηγορίας. Στο παράθυρο διαλόγου Σύνθετη εύρεση:

- Επιλέξτε "Οποιοδήποτε είδος στοιχείου του Outlook" από το αναπτυσσόμενο μενού για το πεδίο Look for
- Η επαλήθευση προσωπικών φακέλων εμφανίζεται στο πεδίο In: In Outlook, το Outlook θα εξετάσει σε όλους τους φακέλους που έχετε στους προσωπικούς σας φακέλους. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην περιήγηση για να περιορίσετε την αναζήτησή σας σε επιλεγμένους φακέλους.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Περισσότερες επιλογές
- Κάντε κλικ στο κουμπί Κατηγορία
- Επιλέξτε τις κατηγορίες που θέλετε να βρείτε
- Κάντε κλικ στο OK

Όλα τα στοιχεία με την κατηγορία που επιλέξατε θα εμφανιστούν στο παράθυρο "Εύρεση". Μπορείτε να τα ανοίξετε για να δείτε τις λεπτομέρειες κάνοντας διπλό κλικ στο στοιχείο που θέλετε να ανοίξετε.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε την αναζήτησή σας για να την ανακτήσετε αργότερα. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο / Αποθήκευση αναζήτησης, επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε την αναζήτηση, δώστε την αναζήτηση σε ένα όνομα αρχείου και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Ο τύπος του αρχείου πρέπει να είναι Office Saved Searchs και το αρχείο θα φέρει επέκταση αρχείου .oss. Για να ανοίξετε μια αποθηκευμένη αναζήτηση, κάντε κλικ στο Αρχείο / Άνοιγμα αναζήτησης, εντοπίστε την αναζήτηση που θέλετε να ανοίξετε, επιλέξτε την και κάντε κλικ στο OK. Κατά τη διάρκεια του συμβάντος Άνοιγμα, το Outlook θα εκτελέσει μια νέα αναζήτηση βάσει των κριτηρίων που έχουν οριστεί στην αποθηκευμένη αναζήτηση.

Εκτύπωση όλων των αντικειμένων σε μια κατηγορία

Αφού εκτελέσετε την αναζήτηση, μπορείτε να εκτυπώσετε όλα τα στοιχεία που βρέθηκαν. Επιλέξτε όλα τα αρχεία στο παράθυρο αναζήτησης (Επεξεργασία / Επιλογή όλων ή με επιλογή ποντικιού). Κάντε δεξί κλικ στην μπλε περιοχή επιλογής και επιλέξτε εκτύπωση από το μενού συντόμευσης.

Επιλέξτε το στυλ εκτύπωσης που θέλετε:

- Το επιτραπέζιο στυλ τυπώνει μόνο τη λίστα των αντικειμένων που βρέθηκαν
- Το Memo Style εκτυπώνει το περιεχόμενο των αντικειμένων

Επιλέξτε άλλες επιλογές εκτύπωσης όπως απαιτείται. στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί εκτύπωσης για να στείλετε το έγγραφο στον εκτυπωτή.

Εάν είστε ενεργός χρήστης του Outlook και χρησιμοποιείτε τα περισσότερα από τα χαρακτηριστικά πέρα ​​από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις κατηγορίες για να διατηρήσετε τα στοιχεία του Outlook οργανωμένα.

Οδηγίες Βίντεο: Estee Lauder Double Wear VS W7 Legend Foundation Μοιάζουν? DUPE? | Sonia Th (Απρίλιος 2024).