Απλά βήματα για ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης
Αυτό το άρθρο είναι ένα απόσπασμα από το νέο μου ηλεκτρονικό βιβλίο, Ο οδηγός οργανωμένης ζωής για την οργάνωση των αρχείων και των αρχείων.

Ο ακρογωνιαίος λίθος των περισσότερων συστημάτων διαχείρισης χαρτιού είναι ένα σύνολο αρχείων που μπορούν να χωρέσουν και να κατηγοριοποιήσουν τις πληροφορίες που είναι σημαντικές για εσάς. Με μερικές βασικές προμήθειες και μερικά απλά βήματα, η δημιουργία ενός συστήματος αρχειοθέτησης (ή η ενημέρωση ενός υπάρχοντος) μπορεί να είναι ένα σχετικά γρήγορο και ανώδυνο έργο, ειδικά εάν έχετε ήδη αποβάλλει ανεπιθύμητα και άχρηστα έγγραφα. Δείτε πώς μπορείτε να φτιάξετε τα αρχεία σας.

Τι θα χρειαστείτε:

  • Άδειοι φάκελοι αρχείων. Σας προτείνω να χρησιμοποιήσετε και τους δύο εσωτερικούς (ή manila) φακέλους αρχείων και τους φακέλους που κρέμονται, αλλά εάν πατήσετε για διάστημα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο το ένα ή το άλλο.
  • Κολλώδεις σημειώσεις. Το τυπικό μέγεθος 3-σε-3 ίντσες είναι ιδανικό, καθώς σας δίνει αρκετό χώρο για εγγραφή.
  • Μια στυλό ή ένα μολύβι.
  • Κενό χαρτί ή κενό έγγραφο επεξεργασίας κειμένου για να σημειώσετε σημειώσεις σχετικά με τις κατηγορίες αρχειοθέτησης που θα δημιουργήσετε και τι ανήκει σε κάθε μία από αυτές.
  • Οποιοδήποτε αρχείο έχετε ήδη δημιουργήσει, αν είναι μέρος ενός συστήματος αρχειοθέτησης που έχετε ήδη ή φακέλους που δημιουργήσατε καθώς έχετε αποθέσει έγγραφα για εξοικονόμηση κατά τη διάρκεια της διαδικασίας διαλογής και απολέπισης.
    Τσάντες ή κάδοι για ανακύκλωση και τεμαχισμό, απλά σε περίπτωση που συναντήσετε ανεπιθύμητα ή άχρηστα έγγραφα που παραμένουν ακόμα κρυμμένα.


Τι να κάνω:

  1. Συγκεντρώστε όλα τα χαρτιά που θα συνεργαστείτε μαζί σε ένα σημείο. Εάν ενημερώνετε ένα υπάρχον σύστημα αρχειοθέτησης, είστε μπροστά από το παιχνίδι.
  2. Πάρτε ένα χαρτί από την κορυφή της στοίβας σας και κάντε ένα από τα δύο πράγματα μαζί του:

    • Αν σχετίζεται με μια κατηγορία αρχείου που έχετε ήδη δημιουργήσει ή με ένα αρχείο στο υπάρχον σύστημα, προσθέστε το σε αυτό το φάκελο.
    • Αν ανήκει σε νέα ή ξεχωριστή κατηγορία, τοποθετήστε το σε ένα κενό φάκελο αρχείου και χρησιμοποιήστε μια κολλώδη σημείωση για να δώσετε στον φάκελο μια προσωρινή ετικέτα.

  3. Καθώς βάζετε έγγραφα σε φακέλους, σημειώστε μια σημείωση στο κενό σας φύλλο χαρτιού ή στο έγγραφο επεξεργασίας κειμένου σχετικά με το τι είναι το χαρτί και πού το έχετε τοποθετήσει. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Πολιτική ασφάλισης αυτοκινήτου - στο φάκελο Αυτοκίνητο" ή "Πληροφορίες πτήσης για ταξίδι στο Σαν Φρανσίσκο" στο φάκελο "Προσεχείς ταξιδιώτες". Αυτές οι σημειώσεις θα σας βοηθήσουν να θυμάστε πού έχετε αποθηκεύσει τα πράγματα και επίσης θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα χάρτη αρχείων όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση του συστήματός σας.
  4. Επαναλάβετε αυτά τα βήματα με κάθε χαρτί στη στοίβα σας. Εάν επικαιροποιείτε ένα υπάρχον σύστημα αρχειοθέτησης, μεταφέρετε τα χαρτιά σε κάθε φάκελο για να προσδιορίσετε αν ανήκουν σε αυτόν το φάκελο ή αλλού και εάν η ετικέτα κατηγορίας στο φάκελο εξακολουθεί να είναι ακριβής. Μετακινήστε τα πράγματα σε άλλους φακέλους και ενημερώστε τις ετικέτες σας όπως είναι απαραίτητο.
  5. Μόλις ταξινομήσετε και ταξινομήσετε τα πάντα σε φακέλους, ρίξτε μια ματιά πίσω από τους φακέλους. Οι κατηγορίες και οι ετικέτες έχουν νόημα; Υπάρχουν φακέλοι που πρέπει να ενοποιηθούν; Οποιοδήποτε πρέπει να χωριστεί σε μικρότερες κατηγορίες;
  6. Όταν είστε ικανοποιημένοι με τις κατηγορίες που έχετε δημιουργήσει, επισημάνετε τους φακέλους σας. Μπορείτε να γράψετε ή να εκτυπώσετε ετικέτες με το χέρι ή να τις δημιουργήσετε με έναν κατασκευαστή ετικετών.
  7. Τοποθετήστε τους φακέλους στο συρτάρι αρχείων, στο κουτί ή στο δοχείο που χρησιμοποιείτε για να τα αποθηκεύσετε. Οργανώστε τα αρχεία σας με τρόπο που σας δίνει νόημα βάσει του τρόπου με τον οποίο θα τα χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, μπορείτε να τα παραγγείλετε αλφαβητικά ή χρονολογικά, ή μπορείτε να τοποθετήσετε τους φακέλους που πιθανόν να χρησιμοποιείτε πιο μπροστά, με τα αρχεία που έχουν πρόσβαση λιγότερο συχνά.
  8. Γράψτε τον χάρτη του αρχείου σας. Αυτή η λίστα, με βάση τις σημειώσεις που πήρατε σχετικά με τις κατηγορίες αρχειοθέτησης που δημιουργήσατε και τι έχετε αποθηκεύσει σε κάθε κατηγορία, θα σας βοηθήσει να θυμηθείτε τι υπάρχει. Κρατήστε ένα αντίγραφο του χάρτη αρχείων σας στο μπροστινό μέρος του συρταριού αρχείων ή σε ένα φάκελο στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας, ώστε να είναι εύκολη η πρόσβαση όταν χρειάζεται να βρείτε κάτι στα αρχεία σας.
  9. Θαυμάστε το ενημερωμένο λειτουργικό σας σύστημα αρχειοθέτησης!

Οδηγίες Βίντεο: RemDry: Τα βήματα εγκατάστασης του νέου συστήματος διαχείρισης υγρών αποβλήτων στον αγρό (Μαρτιου 2024).