Διάταξη διαλόγου ταξινόμησης (MS Word)

• Απρίλιος 24, 2024

Οι πληροφορίες ταξινόμησης είναι αρκετά ευέλικτες στο MS Word. Το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση παρέχει διάφορες επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε. Η εντολή Ταξινόμηση στο MS Word βρίσκεται κάτω από το μενού Πίνακας. Μπορείτε να ταξινομήσετε σύντομες λίστες, πίνακες ή παραγράφους όπως απαιτείται.

Το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης επιτρέπει μια ταξινόμηση τριών επιπέδων και παρέχει μια επιλογή για να προσδιορίσετε αν η περιοχή ταξινόμησης έχει μια γραμμή κεφαλίδας ή δεν υπάρχει γραμμή κεφαλίδας. Κάθε επίπεδο ταξινόμησης μπορεί να ρυθμιστεί σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Να είστε προσεκτικοί ώστε οι επιλογές σας να έχουν λογική νόημα ή να έχετε κάποια ασυνήθιστα αποτελέσματα.



Κάτω από τα κριτήρια ταξινόμησης, επιλέξτε αν η λίστα σας έχει μια γραμμή επικεφαλίδας ή καμία γραμμή κεφαλίδας. Όταν έχετε μια σειρά κεφαλίδων, αυτή η επιλογή θα αποκλείσει όλους τους τίτλους από τα κριτήρια ταξινόμησης.

Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια απλή λίστα ονομάτων (δηλ. Όνομα που χωρίζεται από ένα κενό και το επώνυμο) που θέλετε να ταξινομήσετε. Τα προεπιλεγμένα κριτήρια ταξινόμησης είναι "παραγράφους", με αποτέλεσμα κάθε σειρά να ταξινομείται με το πρώτο γράμμα της γραμμής.

Εάν κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά", μπορείτε να επιλέξετε να ταξινομήσετε με βάση τη θέση της λέξης στην παράγραφο, όπως φαίνεται παρακάτω. Έτσι, για μια απλή λίστα με τα ονόματα που εισάγονται με το όνομα, το επώνυμο, επιλέγοντας το Word 2 από το αναπτυσσόμενο μενού θα ταξινομηθεί η λίστα με το επώνυμο εφόσον δεν υπάρχουν μεσαία αρχικά σε κανένα από τα ονόματα.

Προσέξτε όταν επιλέγετε τη λίστα δεδομένων που θέλετε να ταξινομήσετε. Εάν επιλέξετε τη γραμμή πάνω από τη λίστα ή τη γραμμή κάτω από τη λίστα σας, το Word δεν θα μπορεί να ερμηνεύσει ότι υπάρχουν δύο λέξεις σε κάθε γραμμή λίστας.



Η συνοχή των δεδομένων είναι κρίσιμη για τη χρήση τεχνικών διαλογής με λέξεις. Για παράδειγμα, αν θέλετε να ταξινομήσετε μια λίστα με ονόματα, τότε όλα τα ονόματα πρέπει να εισαχθούν με συνέπεια. Όταν κάποιο από τα ονόματα έχει μεσαία αρχικά ή πλήρη ονόματα, άλλα δεν το κάνουν. τότε θα πρέπει να τα εξαλείψετε από εκείνα που κάνουν ή επιλέξτε να εισαγάγετε το επώνυμο πρώτα ακολουθούμενο από το όνομα και το μεσαίο αρχικό. Κάνοντας αυτό μπορείτε να επιτύχετε ένα είδος επωνύμου χωρίς να λάβετε υπόψη τη θέση της λέξης. Με άλλα λόγια, περιορίζεστε σε μια πρώτη λέξη ταξινόμησης όταν οι καταχωρίσεις στη λίστα σας περιέχουν έναν ασυνεπή αριθμό λέξεων.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε τον τύπο των πληροφοριών που πρέπει να ταξινομηθούν. Επιλέξτε από κείμενο, αριθμούς ή ημερομηνίες.



Πρόσθετη ευελιξία βρίσκεται κάτω από το κουμπί επιλογών. Μπορείτε να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να χωρίζονται τα πεδία. Για παράδειγμα, εάν η λίστα σας χωρίζει πληροφορίες από καρτέλες, μπορείτε να ορίσετε ότι τα πεδία διαχωρίζονται από καρτέλες. Με την άλλη επιλογή, μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα μοναδικό αναγνωριστικό που περιλαμβάνει ένα κενό. Μπορείτε επίσης να κάνετε ευαίσθητη την περίπτωση των κριτηρίων ταξινόμησης χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου επιλογών.



Οι τεχνικές ταξινόμησης μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν όταν τα δεδομένα σας περιέχονται σε μια δομή πίνακα.

Δοκιμάστε να εργαστείτε με το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης για να δείτε τι συμβαίνει στα δεδομένα σας όταν επιλέγετε διαφορετικές επιλογές. Θυμηθείτε ότι μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναίρεσης, αν τα αποτελέσματά σας δεν είναι αυτά που περιμένατε. Ο πειραματισμός είναι ο καλύτερος τρόπος για να μάθετε νέες λειτουργίες του Word.

Οδηγίες Βίντεο: Excel 2010 - Εκτύπωση: επανάληψη και επικεφαλίδες γραμμών και στηλών, γραμμές πλέγματος (Απρίλιος 2024).