Γράφοντας Αναφορές, Εγχειρίδια, Χειρόγραφα και Βιβλιογραφικές Εργασίες

• Απρίλιος 19, 2024

Η εργασία με τα μεγάλα έγγραφα μπορεί να είναι μια δουλειά για να κρατήσει οργανωμένη, αλλά το MS Word προσφέρει πολλά χαρακτηριστικά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τη διαδικασία. Πολλά από αυτά τα χαρακτηριστικά μπορούν να χρησιμοποιηθούν μαζί σε μια ποικιλία μεθόδων για να καταστήσουν τα έργα σας πιο εύχρηστα.

Σελιδοδείκτες (υπερσυνδέσμους)
Οι σελιδοδείκτες (υπερσύνδεσμοι) στο έγγραφο σας είναι χρήσιμοι όταν το έγγραφό σας περιέχει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ένα θέμα. Για παράδειγμα: μέσα σε ένα εγχειρίδιο προϊόντος για μια φωτογραφική μηχανή. Στην αρχή του εγχειριδίου, μπορείτε να συζητήσετε πού βρίσκεται το κουμπί αντιστάθμισης έκθεσης στη φωτογραφική μηχανή. Θα μπορούσατε να τοποθετήσετε ένα σελιδοδείκτη στην ενότητα του εγχειριδίου όπου θα συζητήσετε τον τρόπο ρύθμισης της αντιστάθμισης έκθεσης. Αυτή η τεχνική επιτρέπει στον αναγνώστη να μεταβεί γρήγορα στην ενότητα του εγγράφου, όπου μπορεί να αποκτήσει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το χαρακτηριστικό.

Cross Referencing
Παρόμοια με ένα σελιδοδείκτη, η παραπομπή επιτρέπει στον αναγνώστη να μεταβεί σε άλλη θέση μέσα στο έγγραφο όπου μπορεί να βρει περισσότερες πληροφορίες για το θέμα. Οι διασταυρούμενες αναφορές μπορούν να γίνουν σε αριθμούς, σελιδοδείκτες, λεζάντες, επικεφαλίδες, αριθμημένες παραγράφους, αριθμούς σελίδων κλπ. Η ομορφιά αυτής της δυνατότητας είναι ότι το Word δεν θα σας επιτρέψει να ανατρέξετε σε μια σελίδα ή μια επικεφαλίδα που δεν υπάρχει μέσα στο έγγραφο.

Περιγράφει
Η εργασία με τη λειτουργία περίγραμμα εγγράφου απαιτεί τη χρήση συνεκτικών τίτλων σε όλο το έγγραφό σας. Αυτό λειτουργεί καλά όταν έχετε μεγάλες κατηγορίες με μια σειρά υποτομέων. Για παράδειγμα, ίσως έχετε μια επικεφαλίδα Κεφάλαιο με πολλές ενότητες μέσα στο κεφάλαιο. Κάθε τμήμα μπορεί να έχει διάφορα θέματα που δημιουργούν μια ιεραρχία των επικεφαλίδων. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί καλύτερα όταν εκχωρείτε στυλ σε κάθε επίπεδο τίτλου. Η προβολή πλαισίου σάς επιτρέπει να συρρικνώσετε το έγγραφο σε επίπεδα τίτλου για να αποκτήσετε μια στιγμιαία εικόνα σχετικά με τον τρόπο ροής καθενός από τα τμήματα. Στην προβολή Προφίλ, μπορείτε να αξιολογήσετε εάν το έγγραφο είναι λογικά γραμμένο. Τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα της προβολής περίγραμμα επίσης σας επιτρέπουν να χειριστείτε τη διάταξη, μειώνοντας και προωθώντας τα επίπεδα των τίτλων καθώς και αναδιάταξη του εγγράφου.

Master και Sub Documents
Τα χειρόγραφα απαιτούν ένα πιο ισχυρό εργαλείο το οποίο το Word παρέχει με τη δυνατότητα Master και SubDocuments. Θα χρησιμοποιούσατε αυτό το χαρακτηριστικό για την οργάνωση μεγάλων έργων, όπως χειρόγραφο βιβλίου. Με αυτό το εργαλείο, μπορείτε να διαιρέσετε το μεγάλο έργο σε μικρότερα πιο διαχειρίσιμα δευτερεύοντα έγγραφα. Το κύριο έγγραφο συνδέεται με τα σχετικά δευτερεύοντα έγγραφα, έτσι ώστε όταν πραγματοποιούνται αλλαγές στο δευτερεύον έγγραφο, ενημερώνεται το κύριο έγγραφο και αντίστροφα. Κάθε ένα από τα δευτερεύοντα έγγραφα είναι υπερσυνδεδεμένο στο κύριο έγγραφο που σας επιτρέπει να ξεκινήσετε ένα δευτερεύον έγγραφο από το κύριο έγγραφο. Λόγω της σύνδεσης, μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακα περιεχομένων, ευρετηρίαση, διασταύρωση, κεφαλίδες και υποσέλιδα για να εφαρμοστεί σε όλα τα δευτερεύοντα έγγραφα από το εσωτερικό του κύριου εγγράφου.

Αριθμητικά στοιχεία, γραφήματα και πίνακες
Τα επιστημονικά έργα συχνά χρησιμοποιούν αριθμούς, γραφήματα και πίνακες για να επεξηγήσουν τα σημεία που γίνονται μέσα στο κείμενο. Ένας πίνακας των αριθμών, των γραφημάτων, των πινάκων κ.λπ. μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος για τους αναγνώστες σας. Αυτή η λειτουργία θα δημιουργήσει αυτόματα τον πίνακα παρόμοια με έναν πίνακα περιεχομένων. Το κλειδί για τη χρήση αυτής της δυνατότητας είναι η εισαγωγή υποτίτλων σε κάθε σχήμα, γράφημα και πίνακα που θέλετε να συμπεριλάβετε στον πίνακα αναφοράς. Υπάρχουν πολλές επιλογές μορφοποίησης για τη δημιουργία πίνακα, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας εμφάνισης αριθμών σελίδων, της ευθυγράμμισης των αριθμών σελίδων, της εμφάνισης ετικετών και αριθμών και των οδηγών καρτελών.

Πίνακας Περιεχομένων (TOC)
Ο πίνακας περιεχομένων είναι πολύ χρήσιμος στους οδηγούς αναφοράς. Οι αναγνώστες εκτιμούν ότι έχουν ένα TOC για να τους βοηθήσουν να βρουν τις πληροφορίες στο έγγραφο που είναι το πιο σημαντικό για αυτούς. Η δημιουργία ενός πίνακα περιεχομένων στο Word είναι ένα στιγμιότυπο, υπό την προϋπόθεση ότι είστε συνεπείς στην εφαρμογή στυλ στις επικεφαλίδες και σε άλλα μέρη του εγγράφου που θέλετε να συμπεριλάβετε στον Πίνακα Περιεχομένων. Όταν το έγγραφό σας περιέχει πολλαπλά επίπεδα τίτλων, το TOC θα πρέπει να περιορίζεται στα τρία πρώτα επίπεδα τίτλου, διαφορετικά μπορεί να γίνει πολύ περίπλοκο για να είναι χρήσιμο. Γενικά, θα δημιουργήσετε το TOC σε ξεχωριστό τμήμα του εγγράφου σας στην αρχή του εγγράφου σας. Η δημιουργία ξεχωριστής ενότητας σάς επιτρέπει να ξεκινήσετε την αρίθμηση του περιεχομένου των εγγράφων στη σελίδα 1 χωρίς να περιπλέκουν οι σελίδες του TOC την αρίθμηση των σελίδων. Μπορείτε να συνδυάσετε το TOC με σελιδοδείκτες ή υπερσυνδέσμους, έτσι ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να πηδήξουν προς το επιθυμητό θέμα.

Ευρετηρίαση
Η ευρετηρίαση ενός εγγράφου αναφοράς είναι πολύ χρήσιμη. Η ένταξή του σε ένα έγγραφο βοηθά τους αναγνώστες να βρουν εύκολα ιδέες και ειδικά θέματα. Συνήθως βρίσκεται σε μια ενότητα στο πίσω μέρος του εγγράφου και παρέχει αναφορές σελίδων για βασικές ιδέες που περιέχονται στο έγγραφο. Αυτή η λειτουργία είναι εύκολη στη χρήση, αλλά το δύσκολο έργο του συγγραφέα καθορίζει ποιες είναι οι κατάλληλες λέξεις, θέματα ή έννοιες για την ευρετηρίαση. Ένας καλός δείκτης είναι καλά σκεπτόμενος. Για να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά αυτή τη λειτουργία, κάθε λέξη ή επικεφαλίδα που πρέπει να περιέχεται στο ευρετήριο πρέπει να σημειώνεται στο έγγραφο. Ανάλογα με το μήκος του εγγράφου, αυτό μπορεί να είναι μια κουραστική άσκηση, αλλά αξίζει τον κόπο για τους αναγνώστες σας.

Υποσημειώσεις και υποσημειώσεις
Ένα άλλο έργο με μεγάλη ένταση εργασίας σε ένα μακροπρόθεσμο επιστημονικό ή έγγραφο αναφοράς είναι η διαχείριση των υποσημειώσεων και των υποσημειώσεων. Οι λειτουργίες υποσημειώσεων και τελικών σημείων του Word καθιστούν εύκολη την αρίθμηση και τη μορφοποίηση αυτών των κρίσιμων αναφορών, αλλά πρέπει να καταχωρίσετε σωστά τους συγγραφείς, την εργασία, τον εκδότη και τις δημοσιευμένες ημερομηνίες για κάθε αναφορά. Κάθε υποσημείωση και τελική υποσημείωση στο έγγραφό σας πρέπει να επισημαίνονται κατάλληλα. Το Word, ωστόσο, αναλαμβάνει τη δουλειά να εισαγάγει την υποσημείωση ή την υποσημείωση στην κατάλληλη σειρά και θέση του στο έγγραφο.

Οδηγίες Βίντεο: Δημιουργία βιβλιογραφίας με Word 2016 (Απρίλιος 2024).