Οι διοικητικοί βοηθοί προσφέρουν μία υπηρεσία

• Ενδέχεται 16, 2024

Σε πολλούς οργανισμούς, ο όρος "γραμματέας" έχει παραμείνει μακρύς. Οι σημερινοί εργοδότες χρησιμοποιούν διοικητικούς βοηθούς για να παρέχουν την απαιτούμενη γραφειοκρατική και διοικητική υποστήριξη. Οι διοικητικοί βοηθοί εκτελούν μια μεγάλη ποικιλία καθηκόντων. Στην πραγματικότητα, εάν κάποιος περιγράψει τη λειτουργία ενός διοικητικού βοηθού - θα μπορούσαν να θεωρηθούν ως οι διευθυντές πληροφόρησης και επικοινωνίας για το γραφείο τους. Οι διοικητικοί βοηθοί διαδίδουν πληροφορίες, σχεδιάζουν, οργανώνουν, πραγματοποιούν ταξιδιωτικές διευθετήσεις, διεξάγουν έρευνα και πλήθος άλλων καθηκόντων.

Ένας καλός διοικητικός βοηθός είναι αυτός που είναι αξιόπιστος, μπορεί να είναι έμπιστος για να κάνει τη δουλειά και να διατηρήσει την εμπιστευτικότητα όταν χρειάζεται. Ένας πολύ καλός διοικητικός βοηθός έχει την ικανότητα να καθορίζει το τι είναι σημαντικό σε σχέση με το σπατάλη χρόνου γραφείου. Ένας εξαιρετικός διοικητικός βοηθός παρέχει σταθερά συν μια υπηρεσία.

Τι είναι συν μια υπηρεσία;

Συν μία υπηρεσία κάνει αυτό το επιπλέον βήμα για την ολοκλήρωση ενός έργου ή μιας εργασίας. Συν μία υπηρεσία κλείνει όλα τα κενά μέσω των οποίων εμφανίζονται σφάλματα, για παράδειγμα:

Αποστολή ενός πακέτου - Οποιοσδήποτε μπορεί να βάλει ένα πακέτο στο ταχυδρομείο. Φανταστείτε ότι ο προϊστάμενος έλαβε μια κλήση που ρώτησε πού ήταν το πακέτο. Συν μία υπηρεσία ακολουθεί επάνω στο πακέτο λίγες μέρες μετά την αποστολή για να βεβαιωθείτε ότι το πακέτο έχει φτάσει στον προορισμό του για να αποφύγετε αυτές τις ενοχλητικές τηλεφωνικές κλήσεις μη παραλαβής.

Συμπεριλαμβανομένης μιας σημείωσης - Αν ο προϊστάμενος σας ζήτησε να συμπεριληφθεί ένα σημείωμα με ένα πακέτο, ενώ μπορεί να πιστεύετε ότι γνωρίζετε το μήνυμα που πρέπει να μεταφερθεί, είναι σημαντικό να συντάξετε το σημείωμα και στη συνέχεια να το δώσετε στον επόπτη σας για έγκριση.

Έλεγχος τιμής - Εάν ένας διαχειριστής ζητήσει μια τιμή για ένα συγκεκριμένο στοιχείο, μην του στείλετε μόνο ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ποσό δολαρίου και καμία εξήγηση. Ένας μεγάλος διοικητικός βοηθός θα έκανε τιμολόγηση σύγκρισης - στη συνέχεια, θα δώσει μια σύντομη αναφορά στον αιτούντα σχετικά με την τιμολόγηση. Είναι οι μικρές λεπτομέρειες που μετράνε.

Ελέγξτε ένα πρόβλημα - Ο καθένας μπορεί να ελέγξει ένα πρόβλημα και να το διορθώσει. Ένας μεγάλος διοικητικός βοηθός δεν θα διορθώσει μόνο το πρόβλημα, αλλά θα βρει επίσης τη βασική αιτία που θα εμπόδιζε το πρόβλημα να συμβεί στο μέλλον.

Ποιοι είναι διοικητικοί βοηθοί;

Ο μύθος ότι οι διοικητικοί βοηθοί είναι χαμηλοί στον τοτέμ πόλο χωρίς εκπαίδευση είναι τόσο μακριά από την αλήθεια όσο μπορείτε να πάρετε. Μερικοί έχουν βαθμούς κολλεγίων και μερικοί δεν το κάνουν. Μερικοί είναι διοικητικοί βοηθοί επειδή απολαμβάνουν τη μεγάλη ποικιλία καθηκόντων και την ευκαιρία να γνωρίσουν τις πιο οικείες λεπτομέρειες ενός οργανισμού. Άλλοι χρησιμοποιούν τη θέση ως ενδιάμεσο σταθμό στην εξέλιξη της σταδιοδρομίας. Όποια και αν είναι η αιτία, οι μεγάλοι διοικητικοί βοηθοί που προσφέρουν συν μια υπηρεσία είναι το θεμέλιο κάθε μεγάλης οργάνωσης.

Οδηγίες Βίντεο: Premium HRM | Βασική Εκπαίδευση | Υπολογισμός Μισθοδοσίας (Ενδέχεται 2024).