Ένας εύκολος τρόπος να οργανώσετε τα ζωτικά σας έγγραφα

• Ενδέχεται 18, 2024

Πριν από μερικές εβδομάδες, μου φάνηκε ότι εάν έπρεπε ποτέ να εγκαταλείψω το σπίτι μου σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, δεν θα μπορούσα γρήγορα και εύκολα να αρπάξω τα πιο σημαντικά έγγραφα μου, όπως τα ασφαλιστικά έγγραφα, οι γενικές πληροφορίες για τα οικονομικά τους λογαριασμούς και άλλα πράγματα που θα χρειαζόμουν αν συμβεί μια πραγματική καταστροφή. Συνειδητοποίησα επίσης ότι δεν θα ήταν εύκολο για τους άλλους να εντοπίσουν αυτές τις πληροφορίες αν είχα ανικανότητα με οποιονδήποτε τρόπο.

Δεν είναι ότι τα χαρτιά μου δεν ήταν γενικά οργανωμένα, αλλά ότι τα κρίσιμα έγγραφα ήταν μέρος ενός μεγαλύτερου και όχι πλήρως φορητού συστήματος. (Δεν θα σκέφτηκα να στρέφω το συρταριέρα μου αν έφευγα από το σπίτι.) Έτσι, ήμουν ευτυχής να συναντήσω ένα προϊόν που υποσχέθηκε να κάνει σχετικά ανώδυνη την οργάνωση των βασικών μου εγγράφων: το Securita Vital Records PortaVault. Το έβαλα στη δοκιμή και εδώ σκέφτομαι.

Τι είναι
Το PortaVault είναι ένα σύστημα που αποτελείται από μια θήκη για τσέπες με φερμουάρ, ένα συνδετικό τριών δακτυλίων, διαιρέτες διατομών με πληροφορίες για το τι πρέπει να φυλάσσεται σε κάθε κατηγορία, πλαστικά μανίκια προστατευτικών εγγράφων, τυπωμένες ετικέτες για να προσδιορίσετε τι βάζετε στα μανίκια, ένα μικρό καμβά σακούλα και προεκτυπωμένες φόρμες με χώρο για πληροφορίες όπως επαφές έκτακτης ανάγκης, ιστορία υγείας και σχεδιασμός καταστροφών. Το συνδετικό έχει επίσης ιμάντα ώμου και πλαστικό "αδιάβροχο".

Πως δουλεύει
Το PortaVault προορίζεται να κρατήσει πράγματα όπως διαθήκες, πιστοποιητικά γεννήσεων, πληροφορίες για τα οικονομικά τους λογαριασμούς, ασφαλιστήρια συμβόλαια και πληροφορίες συνταγογράφησης φαρμάκων - εν συντομία, οτιδήποτε θα χρειαστείτε σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή που ίσως χρειαστεί κάποιος άλλος αν έχετε καταστεί ανίκανος. Οι διαιρέτες των τμημάτων - Προγραμματισμός & Επαφές, Αναγνώριση & Οικογενειακά Αρχεία, Υγεία & Ιατρική, Οικονομία & Ιδιοκτησία, Ασφάλειες και Προγραμματισμός & Φόροι - παρέχουν οδηγίες για τα έγγραφα που πρέπει να αναγράφονται σε κάθε ενότητα, και πώς να διασφαλίσετε ότι είστε προετοιμασμένοι σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Καθώς αποθηκεύετε τα έγγραφα στα προστατευτικά μανίκια του PortaVault, προσθέτετε μια προτυπωμένη ετικέτα σε κάθε μανίκι για να εντοπίσετε τι περιέχει. (Υπάρχουν επίσης προσαρμόσιμες ετικέτες για οτιδήποτε δεν έχει ήδη ληφθεί υπόψη στις προεκτυπωμένες εκδόσεις.) Αξίζει επίσης να συμπληρωθούν οι φόρμες σε κάθε ενότητα, έτσι ώστε πληροφορίες που διαφορετικά θα μπορούσαν να διασκορπιστούν - ιατρικά ιστορία, σημαντική επικοινωνία αριθμοί, μια λίστα με τα τιμαλφή σας και τα συλλεκτικά σας, και ούτω καθεξής - αποθηκεύεται σε ένα μέρος.

Πόσο καιρό χρειάζεται
Πέρασα λίγο περισσότερο από δύο ώρες να εξοικειωθώ με το σύστημα, να διαβάσω τις διαχωριστικές ενότητες και άλλες οδηγίες, να συμπληρώσω τα έντυπα και να μεταφέρω τα πράγματα στα μανίκια των προστατευτικών δίσκων και να τα επισημάνω. Εάν χρησιμοποιούσατε το σύστημα για τα αρχεία μιας ολόκληρης οικογένειας, θα χρειαζόταν πιθανότατα λίγο περισσότερο χρόνο, όπως θα κάνατε αν τα χαρτιά σας δεν ήταν σε λογικά καλή κατάσταση όταν ξεκινήσατε. Φυσικά, θα μπορούσατε να ρυθμίσετε το σύστημα σιγά-σιγά κατά τη διάρκεια μιας εβδομάδας και πιθανότατα δεν θα σας πάρει περισσότερο από 15-30 λεπτά την ημέρα.

Γιατί μου αρέσει
Δεν είμαι ιδιαίτερα μεγάλος οπαδός συσκευασμένων συστημάτων αρχειοθέτησης γενικά. Το PortaVault, ωστόσο, ήταν μια εξαίρεση στον κανόνα. (Και για την καταγραφή, δεν έχω κανένα συμφέρον για το προϊόν ή τη μητρική του εταιρεία.) Για αρχάριους, επειδή υπάρχουν πολύ λιγότερες κατηγορίες εδώ από ό, τι με πολλά άλλα συστήματα αρχειοθέτησης, το βρήκα πιο εύκολο και λιγότερο απογοητευτικό στη χρήση. Μου αρέσει επίσης το γεγονός ότι είναι εύκολο να "παρακάμψετε" τις συνηθισμένες συστάσεις σχετικά με το πού πρέπει να αποθηκεύσετε τα πράγματα: εάν νομίζετε ότι οι πληροφορίες λογαριασμού σας στο IRA πρέπει να μεταβούν στη διεύθυνση Finance & Property και όχι στο Tax & Estate Planning, τοποθετήστε το εκεί και σημειώστε της φόρμας εντοπισμού εγγράφων του συστήματος.

Εντυπωσιάστηκα επίσης από την προσοχή του PortaVault σε μικρές (αλλά ενδεχομένως σημαντικές) λεπτομέρειες. Τα μανίκια προστατευτικού εγγράφου είναι πτυχωμένα στην εξωτερική άκρη, γεγονός που καθιστά ευκολότερη την αποθήκευση ογκωδών εγγράφων χωρίς τα μανίκια να καμπυλώνονται στις πλευρές. Το συνδετικό υλικό απομακρύνεται από την θήκη του καμβά, έτσι είναι εύκολο να το δουλέψετε. Οι προεκτυπωμένες μορφές είναι απλές και λογικές. Η μικρή θήκη με φερμουάρ (η οποία κολλάει στον δίσκο) είναι ένα καλό σημείο για επιπλέον κλειδιά, μετρητά, δίσκους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα μικρά αντικείμενα που είναι εύκολο να χάσετε. Και η ίδια η μεγαλύτερη θήκη γεμίζει πλήρως, είναι ανθεκτική στο νερό και έχει ανθεκτική λαβή κατά μήκος της σπονδυλικής στήλης.

Μερικές τελευταίες σημειώσεις
Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε σύστημα, το PortaVault απαιτεί κάποια προσπάθεια: χρειάζεται να αφιερώσετε χρόνο για να συγκεντρώσετε τα χαρτιά σας, να συμπληρώσετε τις φόρμες και να ενημερώσετε τις πληροφορίες στο σύστημα. Μετά από όλα, αρπάζοντας ένα δεσμευτικό γεμάτο από παρωχημένα και ανακριβή αρχεία θα σας κάνει τόσο καλό όσο να αρπάξετε τίποτα καθόλου.Πρέπει επίσης να είστε σίγουροι ότι το PortaVault βρίσκεται σε ένα ασφαλές και εύκολα προσβάσιμο μέρος - ένα γνωστό σε όλους στο νοικοκυριό σας. αν είναι κρυμμένο στο πίσω μέρος μιας ντουλάπας ή κρυμμένο σε ένα σημείο μόνο που ξέρετε, θα είναι πολύ πιο δύσκολο να φτάσετε όταν χρειάζεται.

Μόλις κατέβαλα την προσπάθεια να εγκαταστήσω το σύστημα και να το βάλω σε λογικό σημείο, βρήκα ότι υπήρξε ένα τεράστιο βάρος από τους ώμους μου. Ελπίζω ότι ένας σεισμός, φωτιά ή άλλη καταστροφή ποτέ δεν θα με αφήσει να φύγω από το σπίτι μου με προειδοποίηση μιας στιγμής ή ότι θα είμαι ανίκανος, αλλά αν κάποιο από αυτά τα πράγματα πρέπει να συμβεί, γνωρίζω ότι τα πιο σημαντικά έγγραφά μου είναι εντάξει και είναι έτοιμα. Αυτό είναι ένα αίσθημα ηρεμίας και ικανοποίησης που σας προτείνω.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το PortaVault, επισκεφτείτε τη διεύθυνση http://www.securitaonline.com/products.htm.

Οδηγίες Βίντεο: Οργάνωση με την βοήθεια ημερολογίου | #victoriafesencogr (Ενδέχεται 2024).