Είναι ώρα να καθαρίσετε τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας;

• Ενδέχεται 18, 2024

Είτε εργάζεστε από το σπίτι είτε εργάζεστε από 9 έως 5 έξω από το σπίτι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εισερχόμενα του υπολογιστή σας για να αρχειοθετήσετε μερικά από τα μηνύματά σας. Εάν χρησιμοποιείτε τα αρχεία εισερχομένων για αρχειοθέτηση, κρατήστε τα μάτια σας σχετικά με το διαθέσιμο αποθηκευτικό χώρο που έχετε αφήσει.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με μεγάλα συνημμένα μπορεί να χρησιμοποιήσει πολύ χώρο. Αν και πολλοί λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι διαθέσιμοι αυξάνουν την ικανότητα αποθήκευσης για τους χρήστες, είναι καλή ιδέα να κρατήσετε μια λαβή για το τι εξοικονομείτε. Μερικές φορές αποθηκεύεται μια "επείγουσα ή χαριτωμένη" προώθηση, επειδή σχεδιάζετε να την στείλετε σε έναν φίλο ή να την διαβάσετε όταν έχετε χρόνο. Μήνες αργότερα, το βρίσκετε και συνειδητοποιείτε ότι δεν είναι πολύ χαριτωμένο, ούτε ήταν επείγον. Εάν δεν απολαμβάνετε τα μηνύματα που προωθήσατε, ζητήστε από τους φίλους σας να μην τα στείλετε ή απλά να τα διαγράψετε.

Αντί να αφήσετε ένα μήνυμα στα εισερχόμενά σας, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε ένα φάκελο. Εξετάστε το ενδεχόμενο δημιουργίας ηλεκτρονικών φακέλων αρχείων αρχειοθήκης για σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Κατά την εκκαθάριση προσωπικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναρωτηθείτε πότε είναι η τελευταία φορά που ήθελα ή χρησιμοποίησα αυτό; Εάν αισθάνεστε ότι είναι σημαντικό, αλλά δεν έχετε χρησιμοποιήσει σε 6 μήνες, αρχειοθετήστε το. Όλα ή τα περισσότερα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν τη δυνατότητα να αποθηκεύουν μεγάλα αρχεία. Αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προέρχεται από το αφεντικό σας, δημιουργήστε ένα φάκελο με το όνομά του και αποθηκεύστε το στοιχείο εκεί. Εάν πρόκειται για μια γενική σημείωση που επιβεβαιώνει μια συνάντηση και η συνάντηση έχει πραγματοποιηθεί, η σημείωση μπορεί να μην είναι πλέον απαραίτητη, δεδομένου ότι θα έχετε το θέμα της σύσκεψης, την ημερομηνία, την ώρα και τα ονόματα των συμμετεχόντων στο ημερολόγιό σας. Πολλές εταιρείες έχουν κανόνες και κανονισμούς ως προς τον χρόνο αποθήκευσης των εγγράφων. Οι ίδιοι κανόνες ενδέχεται να ισχύουν για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Διαβάστε λοιπόν τους κανόνες και τους κανονισμούς προτού πατήσετε το κουμπί διαγραφής.

Μερικοί άνθρωποι επιθυμούν να σώσουν τα πάντα και άλλοι απλά δεν θέλουν να ασχοληθούν με την απόρριψη όσων δεν θέλουν. Τελικά, και οι δύο πρακτικές μπορούν να προκαλέσουν τα ίδια προβλήματα με το να είναι ένα πακέτο στον κόσμο του τούβλου και του κονιάματος - προβλήματα χώρου και ακαταστασία. Αν διαπιστώσετε ότι δεν μπορείτε να θυμηθείτε γιατί αποθηκεύετε ένα στοιχείο, μπορεί να μην είναι σημαντικό. Κάντε ένα διαφορετικό αρχείο αρχειοθέτησης για τέτοια αντικείμενα, προσέξτε να μην πετάξετε τίποτα και όλα σε αυτή τη σκοτεινή τρύπα.

Ένας εύκολος τρόπος να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αρχειοθέτηση είναι με τη χρήση της λειτουργίας αναζήτησης για να τραβήξετε τις λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά θέμα ή σωστό όνομα. Αν ο Anthony Parks έστειλε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με το έργο Hamilton, αναζητήστε το έργο Anthony Parks ή Hamilton. Μόλις έχετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε ένα φάκελο κάτω από το όνομα του έργου ή το όνομα του ατόμου.

Αποθηκεύετε συγκεκριμένα εισερχόμενα γράμματα ή φόρμες επειδή σας αρέσει η μορφή ή η ροή της γλώσσας στο έγγραφο; Είναι καλή ιδέα να προετοιμάσετε το σχέδιο το συντομότερο δυνατόν και να το τοποθετήσετε στο φάκελο "Πρόχειρα" αμέσως.

Μια μικρή υπηρεσία νοικοκυριού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να κρατήσει τα αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τακτικά και απαλλαγμένα από ακαταστασία.

Οδηγίες Βίντεο: G Suite Backup Utility | Export Google Apps Emails | Domain User (Ενδέχεται 2024).