Μειώστε την ακαταστασία με την ψηφιακή μετάβαση, Μέρος 2: Χαρτί

• Ενδέχεται 4, 2024

Στο πρώτο μέρος αυτής της σειράς, εξετάσαμε τους τρόπους με τους οποίους η ψηφιακή μουσική σας συλλογή μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε ακαταστασία και να απολαύσετε τη μουσική σας περισσότερο. Αλλά οι στοίβες των κασέτας cd και κασέτας είναι σπάνια ο μεγαλύτερος πονοκέφαλος του καθενός. αυτή η διάκριση πέφτει πιο συχνά σε έγγραφα, ειδικά εκείνα που πρέπει να φυλάξουμε για φορολογικούς ή νομικούς σκοπούς. Αυτή την εβδομάδα, λοιπόν, θα διερευνήσουμε πώς η ψηφιακή χρήση στο χώρο του χαρτιού μπορεί να κάνει τη διατήρηση των αρχείων που χρειάζεστε λιγότερο φορολογικά και πιο τακτοποιημένα.

Τα βασικά
Ο πιο συνηθισμένος λόγος που οι περισσότεροι από εμάς κρατούν χαρτιά όπως αποδείξεις, λογαριασμοί, δηλώσεις χρησιμότητας κλπ. Είναι επειδή υπάρχει μια πιθανότητα να τους ζητήσει η IRS εάν αντιμετωπίσαμε ποτέ φορολογικό έλεγχο. Πράγματι, η τήρηση αρχείων είναι σοβαρή δουλειά και είναι σημαντικό να έχετε τα δικαιολογητικά που χρειάζεστε για όσο διάστημα το IRS λέει για να τα κρατήσει. (Για μια επισκόπηση της τήρησης αρχείων σχετικά με τα φορολογικά στοιχεία, ανατρέξτε στον παρακάτω σύνδεσμο.)

Τούτου λεχθέντος, πόσοι από εμάς θα μπορούσαν πραγματικά να βγάλουν τα χέρια μας στα έγγραφα που σχετίζονται με τη φορολογία γρήγορα και εύκολα εάν μας ζητήσαμε; Πόσοι θα χρειαστεί να σκάψουν μέσα από τα βουνά άσχετα έγγραφα; Πόσοι από εμάς χοντρώνουμε τα δόντια μας απλώς σκεφτόμαστε να αντιμετωπίσουμε το συρτάρι αρχείων / το κουτί / το πίσω μέρος της ντουλάπας όπου (νομίζουμε) όλα αυτά τα χαρτιά αποθηκεύονται; Η ψηφιοποίηση των αρχείων που πρέπει να διατηρήσετε μπορεί να προχωρήσει αρκετά προς την κατεύθυνση της συμμόρφωσής σας με το IRS χωρίς να χρειάζεται να εγκαταλείψετε τη λογική σας στη διαδικασία.

Τα οφέλη
Ο νόμος των ΗΠΑ επιτρέπει σήμερα στα ψηφιακά αντίγραφα των αρχείων που σχετίζονται με το φόρο να παραμένουν σε πολλά από τα πράγματα που έπρεπε να φυλάσσονται σε χαρτί, συμπεριλαμβανομένων των αποδείξεων εξόδων, των λογαριασμών και των δηλώσεων. Η αποθήκευση σημαντικών εγγράφων όπως αυτά σε ψηφιακή μορφή όχι μόνο εξοικονομεί πολύ χώρο, αλλά μπορεί επίσης να κάνει τους κόσμους πιο εύκολο να βρείτε αυτό που χρειάζεστε γρήγορα και να κρατάτε τα αρχεία σας οργανωμένα. Επιπλέον, ίσως να μην χρειαστεί ποτέ πάλι να παραδώσετε ένα κουτί παπουτσιών γεμάτο αποδείξεις στον φορολογούμενο σας, τον Απρίλιο!

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ορισμένα έγγραφα πρέπει πάντα να φυλάσσονται στην αρχική τους μορφή, συμπεριλαμβανομένων διαθηκών, τίτλων, πιστοποιητικών γέννησης και πολλά έγγραφα υποθηκών. Ενώ μπορείτε πάντα να δημιουργείτε ψηφιακά αντίγραφα αυτών των εγγράφων, βεβαιωθείτε ότι έχετε κρατήσει τα πρωτότυπα σε ασφαλές μέρος. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να φυλάξετε σε χαρτί, ρωτήστε το δικηγόρο σας, τον CPA ή τον φοροτεχνικό.

Ξεκινώντας
Το μόνο που χρειάζεστε πραγματικά για να ψηφιοποιήσετε τα χαρτιά σας είναι ένας σαρωτής που θα μεταφέρει αυτόματα αντίγραφα ό, τι σαρώσετε στον υπολογιστή σας. Φυσικά, οι σαρωτές ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό σε κόστος και ποιότητα. εάν σχεδιάζετε να χρησιμοποιείτε τη δική σας συχνά - ειδικά για τη δημιουργία ψηφιακών εγγράφων - αξίζει να επενδύσετε σε ένα που είναι εύκολο στη χρήση και θα συγκρατήσει την πάροδο του χρόνου. Στην ιδανική περίπτωση, αναζητήστε έναν σαρωτή που θα παράγει αρχεία PDF των εγγράφων που παράγετε αντί για αρχεία εικόνας όπως .jpgs.

(Αν η δουλειά σας είναι ιδιαίτερα δύσκολη, ίσως να εξετάσετε το νέο σαρωτή NeatReceipts.Αυτό το gadget σάς επιτρέπει να σαρώσετε τις αποδείξεις σας και έρχεται επίσης με λογισμικό που θα αναλύσει και θα κατηγοριοποιήσει τα έξοδά σας.Αν και δεν είναι φτηνό, θα μπορούσε να είναι χρήσιμο αγοράστε εάν η σκέψη της εισαγωγής με μη αυτόματο τρόπο μιας ακόμη απόδειξης στο λογιστικό σας πρόγραμμα σάς στέλνει κραυγές - ή αν η ίδια η σκέψη ενός λογιστικού προγράμματος σάς στέλνει κραυγάζοντας.
Ελέγξτε εδώ το σαρωτή των Τακτικών Παραστατικών.)

Εκτός από έναν καλό σαρωτή, είναι λογικό να δημιουργηθεί ένα οργανωμένο σύστημα αρχειοθέτησης στον υπολογιστή σας. Η σάρωση εγγράφων και η αποθήκευση τους σε κάποια σκοτεινή και άγνωστη γωνία του σκληρού σας δίσκου θα είναι εξίσου τρελά με το να προσπαθείτε να τους κρατήσετε όλα σε ένα συρταρωτό συρτάρι. Εξετάστε το ενδεχόμενο δημιουργίας ενός ειδικού φακέλου που ονομάζεται "Έξοδα" (ή "Σημαντικά χαρτιά" ή οτιδήποτε όνομα σας έχει νόημα). μέσα σε αυτό, να δημιουργήσετε πρόσθετους φακέλους για τους διάφορους τύπους εγγράφων που θα αποθηκεύσετε εκεί: δηλώσεις πιστωτικών καρτών, αποδείξεις, paystubs κλπ.

Διατηρώντας την πρόοδό σας
Κάθε φορά που σαρώτε ένα έγγραφο, βεβαιωθείτε ότι και ο χρήστης θα του δώσει ένα όνομα που θα διευκολύνει την εύρεση (αντί του τυπικού Scan001.pdf που πιθανόν ο σαρωτής σας καλεί) και στη συνέχεια να το αποθηκεύσετε στο σωστό φάκελο.

Θα θέλατε επίσης να είστε προσεκτικοί σχετικά με την υποστήριξη αυτών των πληροφοριών σε τακτική βάση, είτε σε δίσκο, είτε σε εξωτερικό σκληρό δίσκο είτε σε κλειδί USB (που είναι περίπου το μέγεθος του αντίχειρα και συνδέεται στη θύρα USB του υπολογιστή σας ). Σκεφτείτε αυτό ως το ψηφιακό ισοδύναμο της αποθήκευσης σημαντικών χαρτιών σε ένα ασφαλές ή κλειδωμένο συρτάρι.

Μόλις σαρώσετε τα έγγραφά σας και τα αποθηκεύσετε με ασφάλεια στον υπολογιστή σας, μπορείτε να απαλλαγείτε από πολλά από τα πρωτότυπα χαρτιά σας. (Και πάλι, όταν αμφιβάλλετε για το τι πρέπει να κρατήσετε σε έντυπη μορφή, συμβουλευτείτε τον πληρεξούσιό σας ή το CPA.) Είναι έξυπνο να αποκόψετε οτιδήποτε έχει πληροφορίες αναγνώρισης σε αυτό - αποδείξεις που εμφανίζουν τις πληροφορίες της πιστωτικής σας κάρτας, και απολύτως τίποτα με τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισής σας - αντί να το ρίχνετε μόνο στον κάδο ανακύκλωσης.

Η ψηφιοποίηση των υπαρχόντων εγγράφων μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μειώσετε τους πονοκεφάλους που βασίζονται στο χαρτί, ενώ παράλληλα διευκολύνετε την εύρεση όσων χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε. Με μια μέτρια επένδυση χρόνου, εργαλείων και προσπαθειών, ίσως απλά διαπιστώσετε ότι είστε σε θέση να εκκενώσετε αυτό το ενοχλητικό συρτάρι αρχείων για καλό.

Οδηγίες Βίντεο: Blender Tutorial: Guardian's Coast [Digital Matte Painting] (Node Editor) (Ενδέχεται 2024).