Πάρτε τα αρχεία χαρτιού σας σε σχήμα για το έτος ενωρίτερα

• Ενδέχεται 15, 2024

Γνωρίζατε ότι ο Φεβρουάριος είναι το αρχείο των μηνυμάτων σας; Για να πετύχετε τα περυσινά ρεκόρ - και να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης για το επόμενο έτος - ίσως να μην έχετε τη διάθεση να γιορτάσετε, αλλά μπορεί να προσφέρει μια έντονη δόση ηρεμίας και ελέγχου τους προσεχείς μήνες. Δείτε πώς μπορείτε να κάνετε τα αρχεία σας καθαρισμένα, διαμορφωμένα και έτοιμα να σας εξυπηρετήσουν το 2010.

Βήμα 1: Αρχειοθέτηση του πρόσφατου παρελθόντος
Μέχρι τώρα, πιθανότατα έχετε λάβει τα περισσότερα (αν όχι όλα) από τους λογαριασμούς και τις δηλώσεις του 2009 που πρόκειται να πάρετε, γι 'αυτό είναι μια καλή στιγμή να μετακινήσετε τα αρχεία του περασμένου έτους έξω για να δώσετε περιθώρια στους συναδέλφους τους του 2010. Τα αρχεία που χρειάζεστε για φορολογικούς ή νομικούς σκοπούς μπορούν να μεταφερθούν σε ένα κουτί του τραπεζίτη, στον κάδο αρχείων ή σε άλλο φορητό αποθηκευτικό χώρο, όπου θα αρθούν και θα συλλεχθούν, αλλά θα βγουν εκτός δρόμου. Τα πράγματα που δεν χρειάζεστε και δεν θέλετε μπορούν να φτάσουν στον τεμαχιστή ή τον κάδο ανακύκλωσης.

(Αναρωτιέστε ποια αρχεία πρέπει να φυλάξετε και πόσο χρόνο θα τα κρατήσετε; Ανατρέξτε στην επισκόπηση του BankRate σχετικά με το τι πρέπει να κρατήσετε και για ποιο λόγο και επίσης να ζητήσετε οδηγίες από τον CPA ή τον δικηγόρο σας, καθώς οι απαιτήσεις σας ενδέχεται να ποικίλουν ανάλογα με το αν εκτελείτε μια επιχείρηση ένα σπίτι.)

Αυτός ο ετήσιος καθαρισμός ισχύει για τα οικονομικά αρχεία (τα οποία ανανεώνονται ετησίως) καθώς και για τα προσωπικά αρχεία, όπως τα δελτία παιδιών από το σχολείο, το υλικό αναφοράς που συλλέξατε κατά τη διάρκεια του έτους και η αλληλογραφία. Επιλέξτε ποια είναι αυτά τα πράγματα που πραγματικά αξίζει να διατηρήσετε και πόσα από αυτά μπορούν να αρχειοθετηθούν και πόσο πραγματικά αξίζει να μείνετε στο κύριο σύστημα αρχειοθέτησης.

Βήμα 2: Προσθέστε προσφορά στο μακρινό παρελθόν
Καθώς μετακομίζετε τα αρχεία του 2009 σε ένα σημείο που είναι εκτός δρόμου αλλά μπορείτε να το επισκεφθείτε, ρίξτε μια ματιά σε οτιδήποτε έχετε κρατήσει από το 2008 και πριν. Καθαρίστε οτιδήποτε μπορεί με ασφάλεια να πηγαίνει με βάση τις οδηγίες που έχετε δημιουργήσει (που σημαίνει ότι μπορείτε πιθανώς να πείτε sayonara σε πράγματα όπως τηλεφωνήματα και λογαριασμούς κοινής ωφέλειας από τα προηγούμενα χρόνια, εκτός και αν έχουν αντίκτυπο στους φόρους σας), και στη συνέχεια να ενοποιήσετε αυτά τα παλαιότερα αρχεία όσο το δυνατόν περισσότερο. Μετακινήστε τα αρχεία αυτά από το γραφείο του σπιτιού σας και σε ένα σημείο όπου μπορείτε να τα ανακτήσετε αν χρειαστεί, αλλά δεν θα χρειαστεί να τα βλέπετε σε τακτική βάση, όπως ένα ράφι σε μια ντουλάπα.

Βήμα 3: Δημιουργία νέων αρχείων και αντικατάστασης
Στη συνέχεια, δημιουργήστε νέους φακέλους αρχείων για τους λογαριασμούς και τις δηλώσεις που λαμβάνετε σε τακτική βάση, όπως οι τραπεζικές καταστάσεις και οι λογαριασμοί πιστωτικών καρτών. (Εάν μετακινήσατε τα αρχεία του περασμένου έτους χωρίς να καταργήσετε τους φακέλους αρχείων, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα.) Αυτή είναι επίσης μια καλή ευκαιρία για να τροποποιήσετε, να συνδυάσετε ή να διαγράψετε κατηγορίες και να προσθέσετε νέες κατηγορίες ανάλογα με τις ανάγκες. Λαμβάνοντας το χρόνο να δημιουργηθούν, κατηγοριοποιηθούν και επισημανθούν φάκελοι αρχείων, θα καταστεί ευκολότερη η αρχειοθέτηση (αν δεν είναι ακόμα συναρπαστική) καθ 'όλη τη διάρκεια του χρόνου.

Βήμα 4: Πάρτε σε μια συνήθεια αρχειοθέτησης
Με τα παλιά σας αντικείμενα ξεκαθαρισμένα και τα νέα αρχεία έτοιμα να πάνε, το μόνο που μένει είναι να κρατήσετε την κορυφή της βάζοντας τα πράγματα μακριά αφού τελειώσετε με αυτό. Πιο εύκολο να το πω απ 'ό, τι γίνεται, ξέρω, ειδικά αν προτιμάτε να έχετε τρυπημένα δόντια από ό, τι πρέπει να αρχειοθετήσετε χαρτιά. Όπως συμβαίνει με κάθε άλλη προσπάθεια, όμως, η αντιμετώπιση αυτού σε μικρές δόσεις μπορεί να καταστήσει πολύ πιο ανεκτή και μπορεί να απαιτήσει πολύ λιγότερο χρόνο. Προσπαθήστε να προσθέσετε ένα επιπλέον λεπτό ή δύο για την κατάθεση στον χρόνο που αφιερώνετε στην πληρωμή λογαριασμών ή στην εξισορρόπηση του βιβλιαρίου επιταγών σας - με ένα λειτουργικό σύστημα στη θέση του, δεν θα χρειαστεί πολύ περισσότερο χρόνο από αυτό για να πάρετε τα πράγματα στο σύστημα αρχειοθέτησης όταν είναι μέχρι να λειτουργήσει ομαλά.

Είτε εορτάζετε επίσημα το αρχείο Αρχείο των αρχείων σας, πάρτε λίγο χρόνο τις ερχόμενες εβδομάδες για να φτιάξετε τα αρχεία σας σε φόρμα. Για το υπόλοιπο έτος, θα χαρούμε να το κάνατε!

Οδηγίες Βίντεο: My Average Day 2019 (Raw Video) (Ενδέχεται 2024).