Οργάνωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - Ταξινόμηση & Weeding

• Απρίλιος 30, 2024

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν μπορεί ποτέ να γεμίσει τον φυσικό σας χώρο όπως το ταχυδρομικό μήνυμα μπορεί, αλλά μπορεί να είναι η αιτία του άγχους, της απογοήτευσης και των πονοκεφάλων όταν συσσωρεύεται. Με τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μπορείτε να βοηθήσετε να διασφαλίσετε ότι θα γίνει το εργαλείο αυτό που θα πρέπει να είναι - ένα που θα σας κρατάει σε επαφή και θα ενημερώνεστε - χωρίς να προκαλείτε συντριβή.

Το πρώτο βήμα προς τη δημιουργία ενός λειτουργικού συστήματος οργάνωσης για το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο είναι, βέβαια, η απομάκρυνση των μηνυμάτων που δεν θέλετε ή δεν χρειάζεστε πλέον. Εδώ είναι μερικά κριτήρια και δείκτες για να σας βοηθήσουν να αδυνατίσετε τα Εισερχόμενά σας και να απαλλαγείτε από την ψηφιακή σφαίρα.

Από πού να αρχίσω
Συχνά, είναι πιο εύκολο και αποτελεσματικό να αρχίσετε με τη διαλογή και το ξεσκόνισμα των παλαιότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς είναι λιγότερο πιθανό να είναι έγκαιρα και συναφή και πολλά από αυτά μπορεί να είναι ξεπερασμένα. Εάν έχετε πολύ μεγάλο αριθμό συσσωρευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε ένα γενικό φάκελο Backlog για να κρατήσετε τα μηνύματα που θέλετε να ταξινομήσετε, ώστε να μην γεμίζουν τα εισερχόμενά σας και να γίνονται συντριπτικά.

Σας προτείνω να ξεκινήσετε με 20-30 λεπτά ταξινόμησης, που είναι γενικά αρκετό για να σας επιτρέψει να κάνετε κάποια πρόοδο, αλλά όχι τόσο πολύ που θα βαρεθείτε ή θα εξαντληθείτε. Εάν είστε ακόμα εμπνευσμένοι, κρατήστε το σε αυτό. Διαφορετικά, κάντε ένα διάλειμμα και επιστρέψτε για άλλα 20 λεπτά αργότερα.

Δημιουργία κατευθυντήριων γραμμών
Όπως όταν ζυγίζετε άλλα είδη, είναι χρήσιμο να έχετε κάποιες οδηγίες προς τα εμπρός για το τι είστε έτοιμοι να συμμετάσχετε και τι θέλετε να κρατήσετε. Εδώ είναι μερικά από τα είδη των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαγράφω όταν κλαδεύω:

• Μηνύματα που δεν ήθελα να λάβω στην πρώτη θέση (spam, φυσικά, αλλά και ενημερωτικά δελτία που δεν εγγραφήκα, ανεπιθύμητα προωθήματα κ.ο.κ.)
  
• Μηνύματα με ενημερωμένες πληροφορίες (για παράδειγμα, τα γεγονότα που έχουν ήδη περάσει)
  
• Ενημερωτικά μηνύματα (όπως ενημερωτικά δελτία) Έχω ήδη διαβάσει και είναι απίθανο να διαβάσω ξανά
  
• Ενημερωτικά μηνύματα που δεν έχω διαβάσει που είναι πάνω από 2 μηνών
  
• Τα μηνύματα που έχω αποκομίσει και δεν θέλω ή δεν πρέπει να κάνω τίποτα με
  
• Μηνύματα των οποίων οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες αλλού
  
• Οι παλαιότερες εκδόσεις μηνυμάτων που έχουν γίνει μέρος μακρύτερων νημάτων (δηλαδή, εάν ένας πελάτης έστειλε ένα μήνυμα στο οποίο απάντησα και μετά ο πελάτης μου απάντησε, θα διατηρήσω μόνο αυτό το πιο πρόσφατο μήνυμα - το οποίο και τα τρία bits του αλληλογραφία σε αυτό)
  

Διαγραφή μακριά!
Με τις οδηγίες σας, ελέγξτε τα περιεχόμενα των Εισερχομένων σας με ένα δάχτυλο πάνω από το πλήκτρο Διαγραφή στο πληκτρολόγιό σας, έτοιμο να αναπηδήσετε. Επειδή τόσα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τείνουν να παραμένουν ως υπενθυμίσεις για τα πράγματα που πρέπει να κάνετε, δοκιμάστε να κάνετε αυτή την άσκηση με τη λίστα "Να κάνετε" στο πλάι σας. όταν συναντάτε ένα μήνυμα που κρατάτε μόνο επειδή σας υπενθυμίζει κάτι που πρέπει να φροντίσετε, γράψτε εκείνη την εργασία στη λίστα σας και στη συνέχεια διαγράψτε το μήνυμα (ή, τουλάχιστον, μετακινήστε το από εισερχόμενα σε ένα φάκελο).

Καθώς ταξινομείτε, προσπαθήστε να μην πιάσετε υπερβολικά τα περιεχόμενα των μηνυμάτων: εάν υπάρχουν μακρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να διαβάσετε, για παράδειγμα, αποβουτυρώστε μερικές γραμμές για να βεβαιωθείτε ότι αξίζει να σώσετε και, στη συνέχεια, να τις μετακινήσετε ένα φάκελο "Αναγνώριση" στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης, να είστε σε ειδοποίηση για περισπασμούς, όπως κάνοντας κλικ σε ένα σύνδεσμο σε ένα μήνυμα και στη συνέχεια να πάρει engrossed σε εργαλεία γύρω από το διαδίκτυο. Εάν χρειάζεται, ρυθμίστε ένα φάκελο για τους ιστότοπους για να επισκεφτείτε και αποθηκεύστε εκεί οποιαδήποτε μηνύματα με πληροφορίες σχετικά με τα πράγματα που θέλετε να δείτε online.

Καθώς εργάζεστε, σκεφτείτε τα εισερχόμενά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως θα κάνατε ένα φυσικό Inbox στο γραφείο σας: ιδανικά, θα πρέπει να κρατάτε μόνο εκείνα τα μηνύματα που δεν έχετε ακόμη ελέγξει ή ότι εργάζεστε ενεργά. Αποκαθιστώντας τα πράγματα που δεν χρειάζεστε πλέον και μετακινώντας σε φακέλους οτιδήποτε θέλετε να διατηρήσετε ως αναφορά, θα διευκολυνθείτε να αποκτήσετε μια λαβή για το τι είναι πραγματικά ενεργό και τρέχον για εσάς.

Στο επόμενο άρθρο αυτής της σειράς, θα εξετάσουμε τους τρόπους αποθήκευσης και οργάνωσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιλέγετε να διατηρήσετε. Αυτή την εβδομάδα, αφιερώστε λίγο χρόνο για να δημιουργήσετε τις δικές σας οδηγίες διαλογής και ξεσκονισμού και στη συνέχεια να τις χρησιμοποιήσετε για να αποτιμήσετε τα Εισερχόμενά σας.

Οδηγίες Βίντεο: Thunderbird -2 - Προβολή και οργάνωση μηνυμάτων (Απρίλιος 2024).