Χρησιμοποιώντας τους κανόνες του Outlook για την οργάνωση της αλληλογραφίας

• Ενδέχεται 8, 2024

Προηγουμένως, έγραψα σχετικά με την οργάνωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook χρησιμοποιώντας φακέλους (δείτε τον παρακάτω σύνδεσμο για το άρθρο) και αν και αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να οργανώσετε τα μηνύματά σας, εξακολουθεί να απαιτείται να μεταφέρετε με μη αυτόματο τρόπο τα μηνύματα στον σωστό φάκελο. Τι γίνεται αν υπάρχει τρόπος ευκολότερος;

Καλα ΝΕΑ! Υπάρχει ένας ευκολότερος τρόπος!

Αν χρησιμοποιείτε το Outlook τότε έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε κανόνες που είναι ένα σύνολο ενεργειών, συνθηκών ή εξαιρέσεων που ενεργοποιούνται από μια ενέργεια ή συμβάν για να οργανώσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που θα μετακινεί οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον προϊστάμενό σας σε ένα φάκελο που ονομάζεται Παράβλεψη - αν και αυτό μπορεί να μην είναι η καλύτερη κίνηση σταδιοδρομίας!

Οι κανόνες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να μετακινήσετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα φάκελο, να διαγράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια συγκεκριμένη αποστολή, να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - οι δυνατότητες είναι ατελείωτες ανάλογα με το τι θέλετε να ολοκληρώσετε. Η βασική ιδέα πίσω από τη δημιουργία ενός κανόνα είναι η εξής:

• Προσδιορίστε τη σκανδάλη (ληφθείσα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κ.λπ.)
• Προσδιορίστε τη δράση (διαγραφή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετακίνηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απάντηση σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κ.λπ.)
• Προσδιορίστε τυχόν εξαιρέσεις - μηνύματα για τα οποία ο κανόνας δεν θα εφαρμοστεί

Για να ρυθμίσετε έναν κανόνα στο MS Outlook:

1. Επιλέγω Εργαλεία
2. Κάντε κλικ Σχετικά με τους κανόνες και τις ειδοποιήσεις
3. Κάντε κλικ στο Νέος κανόνας

Σε αυτό το σημείο θα σας ζητηθεί είτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα από ένα πρότυπο είτε να ξεκινήσετε με έναν κενό κανόνα. Εάν δημιουργείτε έναν βασικό κανόνα (όπως μετακίνηση σε φάκελο), επιλέξτε το πρότυπο και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε κανόνα από το μηδέν, επιλέξτε Έναρξη από ένα κενό κανόνα και ακολουθήστε τον οδηγό που θα σας μεταφέρει βήμα προς βήμα στη διαδικασία δημιουργίας ενός νέου κανόνα.

Μόλις οριστεί ο κανόνας, καλό είναι να δοκιμάσετε τον κανόνα για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί σωστά - (δεν είναι όλοι οι κανόνες που μπορούν εύκολα να ελεγχθούν, όπως ένας κανόνας αυτόματης απάντησης). Εάν αποφασίσετε να μετακινήσετε ένα αρχείο σε ένα φάκελο, μπορείτε να δοκιμάσετε τον κανόνα επιλέγοντας ένα μήνυμα που έχει τα κατάλληλα κριτήρια για τον κανόνα και επιλέγοντας Εκτέλεση αυτού του κανόνα τώρα.

Όπως βλέπετε, οι κανόνες μπορούν να σας βοηθήσουν πολύ να προσπαθήσετε να ξεπεράσετε την τρέλα μηνυμάτων σας. Ρίξτε μια ματιά στα εισερχόμενά σας και αφιερώστε λίγο χρόνο για να καθορίσετε ποιους κανόνες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τη διαχείριση και την αρχειοθέτηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ταχύτερα, πιο εύκολα και αυτόματα!

Οδηγίες Βίντεο: (Outlook) Κανόνες αυτόματης αρχειοθέτησης των εισερχόμενων email (Ενδέχεται 2024).