Χρησιμοποιώντας φακέλους αναζήτησης για να οργανώσετε το Outlook Mail

• Απρίλιος 28, 2024

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει μια κύρια μέθοδος επικοινωνίας, καθώς είναι εύκολη στη χρήση και ανταλλαγή μηνυμάτων γρήγορα. Το πρόβλημα με τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως εργαλείου επικοινωνίας παρακολουθεί όλα τα μηνύματα - ειδικά καθώς ο αριθμός των μηνυμάτων αρχίζει να αυξάνεται. Ευτυχώς, το Outlook παρέχει διάφορα εργαλεία για τη διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα από τα οποία είναι τα Φάκελοι Αναζήτησης.

Οι Φάκελοι Αναζήτησης παρέχουν μια μέθοδο για την οργάνωση μηνυμάτων με βάση συγκεκριμένα κριτήρια αναζήτησης. Το Outlook έχει ρυθμιστεί με τρεις φακέλους αναζήτησης από προεπιλογή - Unread Mail, For Follow Up και Large Mail - αυτά βρίσκονται στη γραμμή πλοήγησης κάτω από τους φακέλους αναζήτησης. Μπορούν να δημιουργηθούν πρόσθετοι φάκελοι αναζήτησης για την προβολή μηνυμάτων με βάση άλλα κριτήρια όπως:

• Μηνύματα με συνημμένα
• Μηνύματα από έναν συγκεκριμένο αποστολέα
• Μηνύματα που επισημαίνονται με συγκεκριμένη κατηγορία
• Μηνύματα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία

Ένας φάκελος αναζήτησης είναι ένας εικονικός φάκελος, δηλαδή τα μηνύματα δεν αποθηκεύονται μέσα στο φάκελο, αλλά στα εισερχόμενα και άλλους φακέλους. Ο Φάκελος Αναζήτησης ενεργοποιεί έναν θεατή σε αυτά τα διασκορπισμένα μηνύματα και εμφανίζει τα μηνύματα με βάση τα κριτήρια αναζήτησης.

Κατά τη δημιουργία ενός φακέλου αναζήτησης υπάρχουν δύο διαθέσιμες επιλογές για τη δημιουργία του φακέλου - προκαθορισμένο φάκελο και προσαρμοσμένο φάκελο αναζήτησης. Ο προκαθορισμένος φάκελος βασίζεται σε ένα σύνολο κριτηρίων που έχουν ήδη καθοριστεί, ενώ ο φάκελος προσαρμοσμένης αναζήτησης επιτρέπει μια πιο λεπτομερή έκφραση αναζήτησης.

Μόλις δημιουργηθεί ένας προσαρμοσμένος φάκελος αναζήτησης, ο φάκελος είναι διαθέσιμος κάτω από το Φάκελο αναζήτησης στη γραμμή πλοήγησης και μπορεί να χρησιμοποιηθεί οποτεδήποτε. Εάν το προσαρμοσμένο φάκελο αναζήτησης δεν είναι πλέον απαραίτητο, τότε μπορεί να καταργηθεί ο φάκελος - τα μηνύματα δεν καταργούνται. Επιπλέον, εάν ο προσαρμοσμένος φάκελος αναζήτησης δεν παρέχει τα αναμενόμενα αποτελέσματα αναζήτησης, ο φάκελος μπορεί να τροποποιηθεί για να αλλάξει τα κριτήρια.

Παρακάτω παρουσιάζονται οι διαδικασίες δημιουργίας, τροποποίησης και διαγραφής φακέλων αναζήτησης.

Δημιουργία ενός φακέλου προκαθορισμένης αναζήτησης:

1. Αρχείο | Νέος | Αναζήτηση φακέλου
2. Επίλεξε το Προκαθορισμένη αναζήτηση από τη λίστα και κάντε κλικ στο κουμπί Εντάξει
3. Ενα νέο Αναζήτηση φακέλου δημιουργείται σύμφωνα με το Αναζήτηση φακέλου στη γραμμή πλοήγησης

Δημιουργία ενός φακέλου προσαρμοσμένης αναζήτησης:

1. Αρχείο | Νέος | Αναζήτηση φακέλου
2. Μεταβείτε στο κάτω μέρος και επιλέξτε Δημιουργήστε ένα προσαρμοσμένο φάκελο αναζήτησης
3. Κάντε κλικ στο Επιλέγω
4. Ονομάστε την προσαρμοσμένη αναζήτηση
5. Κάντε κλικ στο Κριτήρια
6. Ορίστε τα προσαρμοσμένα κριτήρια φακέλων
7. Κάντε κλικ στο Εντάξει τρεις φορές

Ενα νέο Αναζήτηση φακέλου δημιουργείται σύμφωνα με το Αναζήτηση φακέλου στη γραμμή πλοήγησης

Τροποποίηση ενός φακέλου προσαρμοσμένης αναζήτησης:

1. Στο Αναζήτηση φακέλου στη γραμμή πλοήγησης, επισημάνετε το Αναζήτηση φακέλου να τροποποιήσετε
2. Κάντε δεξί κλικ | Επιλέγω Προσαρμόστε αυτό το φάκελο αναζήτησης
3. Κάντε αλλαγές στον φάκελο
4. Κάντε κλικ στο Εντάξει

Κατάργηση ενός φακέλου προσαρμοσμένης αναζήτησης:

Οδηγίες Βίντεο: Πώς Να Χρησιμοποιήσετε Τα Εργαλεία Αναζήτησης Στοιχείων Γραμματοκιβωτίου του Microsoft Outlook; (Απρίλιος 2024).