Χρησιμοποιώντας φακέλους στο Outlook

• Ενδέχεται 16, 2024

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει η επιλογή της επικοινωνίας που αντικαθιστά τα γράμματα, τα σημειώματα και τις τηλεφωνικές κλήσεις. Ενώ η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει πλεονεκτήματα όπως η επικοινωνία 24 ώρες το εικοσιτετράωρο, η παρακολούθηση συνομιλιών και τα ταξίδια στο ταχυδρομείο, υπάρχουν επίσης πολλά μειονεκτήματα στη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί των παραδοσιακών τρόπων επικοινωνίας. Αυτά περιλαμβάνουν την υπερφόρτωση πληροφοριών, τη συνεχή επικοινωνία και σε αντίθεση με μια τηλεφωνική κλήση που μόλις κλείσετε είναι πάνω από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παραμένει στον λογαριασμό σας περιμένοντας να διαγραφεί ή να κατατεθεί, γεγονός που οδηγεί σε ένα overflowing inbox.

(Σημείωση: Είχα λαούς με πάνω από 15.000 στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά τους! Τώρα που ξεχειλίζει!)

Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να οργανώσετε και να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας μαζί με μεθόδους που μπορούν να σας βοηθήσουν να σας κρατήσουμε οργανωμένους έτσι ώστε τα εισερχόμενά σας να μην ξεπεράσουν τον έλεγχο.

Η πρώτη μέθοδος που πρόκειται να διερευνήσουμε χρησιμοποιεί φακέλους. Ένας φάκελος στο Outlook είναι το ισοδύναμο ενός φακέλου στα Windows - χρησιμοποιείται σπίτι και οργανώνει αρχεία ή στην περίπτωση αυτή email.

Οι φάκελοι μπορούν να ενσωματωθούν, πράγμα που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα φάκελο μέσα σε ένα φάκελο που διευκολύνει την οργάνωση ακόμα πιο εύκολη. Απλά προσέξτε να μην δημιουργήσετε πάρα πολλούς φακέλους ή μπορεί να γίνει δύσκολο να εντοπίσετε αντικείμενα αργότερα.

Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο στο Outlook 2003/2007:

1. Από το Αρχείο επιλέξτε το μενού Νέος, έπειτα Ντοσιέ

2. Πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου στο Ονομα κουτί

3. Στο Ο φάκελος περιέχει επιλέξτε το πλαίσιο Στοιχεία αλληλογραφίας και ταχυδρομείου

   
   

4. Επιλέξτε τοποθεσία για νέο φάκελο

5. Κάντε κλικ στο Εντάξει

Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στα Εισερχόμενα στην αριστερή πλοήγηση και να επιλέξετε νέο φάκελο

Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο στο Outlook 2010:

1. Κάντε κλικ στο Ντοσιέ αυτί

2. Κάντε κλικ στο Νέος φάκελος

3. Στο Ο φάκελος περιέχει επιλέξτε το πλαίσιο Στοιχεία αλληλογραφίας και ταχυδρομείου

4. Επιλέξτε τοποθεσία για νέο φάκελο

5. Κάντε κλικ στο Εντάξει

Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στα Εισερχόμενα στην αριστερή πλοήγηση και να επιλέξετε νέο φάκελο

Μόλις δημιουργήσετε τη δομή των φακέλων σας, μπορείτε να μεταφέρετε τα τρέχοντα και τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φακέλους, είτε μεταφέροντας το email (τρέχον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) είτε χρησιμοποιώντας κανόνες για να μεταφέρετε νέα μηνύματα σε φακέλους όπως αυτά παραλαμβάνονται.

Για να προσθέσετε την τρέχουσα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φάκελο:

Επιλέξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να μεταφέρετε σε ένα φάκελο. Σημείωση: μπορείτε να επιλέξετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl ενώ κάνετε κλικ στο email.

Μπορείτε είτε να μετακινήσετε το φάκελο με:

• Κάντε δεξί κλικ στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και την επιλογή Μετακίνηση στο Folder ή

• Σύρετε το επιλεγμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φάκελο προορισμού στην αριστερή πλοήγηση

Στη συνέχεια θα συζητήσουμε τη χρήση κανόνων που θα σας βοηθήσουν να κρατήσετε το email σας οργανωμένο χωρίς την αλληλεπίδρασή σας Μείνετε συντονισμένοι!

Οδηγίες Βίντεο: Πώς Να Χρησιμοποιήσετε Τα Εργαλεία Αναζήτησης Στοιχείων Γραμματοκιβωτίου του Microsoft Outlook; (Ενδέχεται 2024).